[轉錄] [轉錄]7大訣竅,搞定一週七天

作者: will1118 (毛) 看板: nota
標題: [轉錄] [轉錄]7大訣竅,搞定一週七天
時間: Mon Jun 25 08:06:04 2007

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本文出自:30 雜誌  2006年10月號

http://www.30.com.tw/spot/trend/trend.asp?ser=12402

    你是否常有忙碌一整天,但手上仍有許多工作未完成、時常被人打斷你正進行的工

作的情形?你是否常感嘆苦無時間進修呢?以下時間管理七大訣竅,將幫助你在關鍵時

刻用對方法,使你更游刃有餘地工作與進修。



    1.妥善運用早晨黃金時光

      不論就中、西醫觀點,或是時間管理大師的經驗而言,早晨都是人們工作的黃金

      時光,因此早晨的時間管理更加重要。上班族可以提前一小時到公司或附近的咖

      啡館,在不被打擾的情況下處理重要公事或念書。這樣不但可以避開上班尖峰時

      間的人潮、節省時間,利用那一小時吃個豐盛早餐,使體溫升高,更可增加專注

      力。



    2.善用通勤時間

      上下班的通勤時間是上班族不可小覷的時光。利用上班通勤時思考一日工作流程

      ,等到了公司便可馬上進入工作狀態。《從準時下班開始》一書的作者認為,每

      天下班後的通勤時間非常適合閱讀,因為做完一天賴以生存的工作後,深入思考

      是滿自然的行為。但若身處於擁擠的公車或捷運上,也可收聽語言CD、廣播來進

      修。



    3.集中處理類似的工作

      你是否常未完成一項工作,又著手進行下項工作呢?這樣無法將工作效率發揮到

      極致。可以將同類型的工作集中處理,例如拜訪客戶或出外洽公,可排在同一天

      或一個時段;選定一段時間專心打電話聯繫,或整理、製作文件事宜。藉由持續

      進行同類工作產生律動,進而縮短處理時間。



    4.更有效率地處理電子郵件

      你每天花多少時間處理電子郵件呢? 《每天多賺2小時》中提及,一般人每天平

      均浪費三十分鐘找尋電子郵件。為了避免這樣的情況發生,不要把收件匣當成待

      辦工作清單,你必須在閱讀郵件時,首先瀏覽一遍並刪除不必要的郵件,之後再

      立即處理最重要與方便馬上回覆的郵件,並將待處理的郵件建檔,讓收件匣保持

      乾淨,使未來作業時更迅速。



    5.計算工作量,填入空檔

      別小看五分鐘、十分鐘這樣的零碎時間,一旦你能善用這些平常發呆和不知如何

      利用的時間,無形中你每天就多出約一小時的時間。

      和田秀樹在《我的一天有48小時》中提到,根據自己的工作性質與習慣,依空檔

      時間長短不同來做不同運用。例如利用五分鐘收發電子郵件、十分鐘練習口頭簡

      報、十五分鐘閱讀雜誌專欄等。



    6.利用「對分法」處理繁瑣、龐大的工作

      許多複雜、繁瑣的工作讓人望之卻步,不知從何開始,若無法利用系統性的規畫

      工作方式,將造成一再拖延的結果。在《搞定一切,還有時間玩》中作者提到運

      用「對分法」將要做的事情,藉由不斷地對分來釐清與分解,到最後,難以上手

      的工作,將只剩下一些細節。這種方式可應用在計畫、活動,以及實物的配置上

      ,幫助你釐清歸檔系統,或整理工作環境。



    7.有效運用截止期限

      許多人聽到截止期限就不由得心情沈重起來,但積極活用截止期限所給人的緊張

      感,反而可提升效率。首先評估工作所需花費的大略時間,若是一小時,則將截

      止期限減少十分鐘;若是十天,則設定八天為截止期,藉此可迫使自己更加專注

      ,同時留下了時間,做為工作的緩衝期,或是用來慰勞自己,使自己放鬆、做些

      喜歡的事。


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