[轉錄][轉錄] ◇ 以結果為導向的時間管理

作者: j0a8c2k1 (火星橘子) 看板: oldstation
標題: [轉錄][轉錄] ◇ 以結果為導向的時間管理
時間: Mon Nov 26 07:04:20 2007

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標題: [轉錄]◇ 以結果為導向的時間管理
時間: Sat Nov 10 02:57:01 2007

http://ntuh.mc.ntu.edu.tw/orth/huangsc/time.htm

 以結果為導向的時間管理

                                                          臺北醫院院長 黃世傑

     一個人之所以成功,時間管理是非常重要的關鍵因素,如果我們想要成功,
 就必須讓我們的時間管理做得更好,要把時間管理好,最重要的就是做好以
 結果為導向的目標管理。以下為時間管理的要點。

 一、時間管理心理學

  (一)心理建設:要把時間管理好,基本上要先作自我心理建設。

     (1)慾望:您要有把事情做好、時間管理好的強烈慾望;
     (2)決定:決定達成作好時間管理的目標;
     (3)操練:時間管理是一種技巧,觀念與行為有一段差距,必須經常
                地去演練,才能養成良好的習慣;
     (4)決心:下定決心持續學習,直到能運用自如。

  (二)時間 = 金錢 = 生活:甚至於時間 > 金錢,即時間比金錢還重要。
      若時間管理好,才能夠達到自我理想,建立自我形象,進一步提升自我價值。
      每個人應把自己當成一個時間管理的門外漢,而努力不斷地學習。若能每天
      節省2小時,一週就至少能節省10小時,一年節省500小時,則生產力就能提
      高25%以上。每一個人皆擁有一天24小時,而成功的人單位時間之生產力則明
      顯的較一般人高。

  (三)成就感:引起動機的關鍵就是成就感。要成就一件事情,一定要以目標
      為導向,才會把事情做好,把握「現在」,專注在「今天」,每一分每一秒
      都要好好把握。一位領導人物,有二個關鍵,第一就是工作表現,要有能力
      去完成工作,而非只強調其努力與否而已,第二是重視結果,凡事一定要以
      結果為導向,做出成果來。時間管理好,能讓人更滿足、更快樂、賺取更多
      的財富、自我價值亦更高。


 二、策略性的目標設定

 (一)立定標竿、全力以赴:譬如射標,一定要有一個靶,才會射中標的。
     同樣地,人生若沒有目標,只會任由環境影響,而非自己影響環境。根據耶
     魯大學研究,只有3% 的學生為自己訂下目標,而其他的學生則沒有。經過長
     時間的研究指出,當初有訂下目標的3%學生,其成就遠超過其餘97%學生的總
     和。

 (二)一般人不願為自己設定目標的三個原因:

    (1)恐懼:怕萬一達不到怎麼辦?會有失敗感;
    (2)無此意願:為何要設定目標,每天過得好好的就可以了;
    (3)誤將行動當成就:每天忙來忙去,好像很有成就感。其實行動不等於
         成就,有結果才算有成就,所以一定要設定成就目標。

 (三)目標設定原則:

    (1)目標要具體,例如「我想要升教授、當主任、得到碩士學位」等;
    (2)目標必須是可衡量的;
    (3)目標是可能實現的;
    (4)目標是切合實際的;
    (5)一定要設定時間表。

 (四)耶魯大學的目標設定七個步驟:

    (1)先擬出您期望達到的目標;
    (2)列出好處:您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子,列出買
         房子對您有那些好處;
    (3)列出可能的障礙點:您要達到此目標之障礙,可能是錢不夠、能力不夠等,
         一一列舉;
    (4)列出所需資訊:思索需要那些知識、協助、訓練等;
    (5)列出尋求支持的對象:一般而言,很難靠自己一個人即能達到目標,所
         以應將尋求支持的對象亦一併列出;
    (6)訂定行動計畫:一定要有一個行動計畫;
    (7)訂定達成目標的期限。

 (五)立定標竿的四個步驟:
    (1)消除恐懼:不要擔心失敗,立定目標是必須的;
    (2)認同每個人一定要有「目標」這個想法;
    (3)完成耶魯大學七步驟;
    (4)堅持目標:若不堅持,任由挫折、打擊所擺佈因而放棄,則永遠達不到預定
         的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄,才會成功地達到目標,
         例如愛迪生不斷地嘗試及堅持,終於達成目標。

 (六)目標管理:一個人需要在三方面設定目標:

    (1)個人和家庭:這是您生活的誘因;
    (2)職業生涯和財務目標:這是您的方法;
    (3)個人發展和專業發展:這是您的成果。

 (七)目標設定的步驟:

    (1)寫下目標:通常用想的還是不夠,一定要寫下您的目標,才能加深印象,進
         入我們的潛意識;
    (2)設定優先順序:目標可能有很多,一定要排定其優先順序;
    (3)擬定計畫:依據目標之優先順序擬定計畫;
    (4)對計畫設定優先等級和先後順序;
    (5)排定時程表;
    (6)確實做、馬上做。

 (八)策略性的目標設定:

    (1)您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標:甚至於想好將
         來自己的墓碑上要刻那些字,這是一生的目標;
    (2)除掉障礙;
    (3)尋求合作;
    (4)充實知識;
    (5)決定關鍵步驟;
    (6)人類因夢想而偉大:作偉大的夢、並使它們實現;
    (7)每天早上重寫一遍您的目標 ,每天晚上審查這些目標:每天如此做,這樣才
         會進到我們的潛意識。


三、設定優先次序

 (1)每個人每天都有非常多的事情要做,為有效時間管理一定要設定其優先次序;
      會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質;
 (2)根據柏拉度80 / 20 定律:在日常工作中,有20%之事情可決定80%的成果;
 (3)目標須與人生、事業之價值觀相互符合:如此才不致浪費力氣;
 (4)發展專長,從事高價值的活動:無益身心之低價值活動,會腐蝕我們的精力
     與精神儘量不要去做;
 (5)要設定優先順序,將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類,一
      般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事,但接下來會去做一些看來緊急其實
      不太重要的事,整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不
      緊急的事,例如讀書、進修等,若您不優先去做,則您人生遠大的目標將不易
      達成。

  設定優先次序,可將事情區分為五類:
    A = 必須做的事情;
    B = 應該做的事情;
    C = 量力而為的事情;
    D =可以委託別人去做的事情;
    E =應該刪除的工作。

  最好大部份的時間都在做A類及B類的事。

  時間應如何運用才最有價值?一個重要的觀念是要做對及重要的事情,而不是把事情
  做對!一般人的習慣是不管所做的事情是否正確,只知一味的去做,這樣是不對的。
  惟有努力去做「對」的事情才會有高產能,要有勇敢的特質,拒絕不重要的事,來
  者不拒是不好的。  

  忘掉過去種種,而努力未來。專注於目前有什麼機會上,努力去把握,要有時間的遠
 景。真正的成功本身是一種態度,亦即要有成功的意念、慾望、決心,每天要有足夠
  的時間來做重要的事。

 四、規劃與組織

   (一)保持整潔能夠提昇我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴。
       例如將桌面保持
       整潔、做完事立即歸檔、做事只經手一次,經手五、六次才完成就很浪費時間,
       儘可能一次就把它做完,凡事若能預作準備,則才能有效地掌握時間。

   (二)文件處理流程:

      (1)投擲:將不用的資料丟掉;
      (2)轉手:將資料轉交給別人去做;
      (3)行動:重要的事情一定要馬上去做;
      (4)歸檔:有使用價值且重要者才歸檔,根據統計約80%-90%的歸檔資料是不會
           再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案,就是不好的檔案系統,
           所以一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。

   (三)成功的關鍵:

      (1)有毅力、耐心的持續工作,直到完成;
     (2)做完工作,給自己適度的報酬與獎勵;
      (3)花1分鐘時間規劃,可節省4分鐘的執行時間;
      (4)有組織的檔案系統;
      (5)重視規劃:善於利用內在及外在的巔峰時刻:內在巔峰時刻是指利用自己
           精神最好的時刻來做重要的事情;外在巔峰時刻是指與別人接洽時要掌握
           別人最有空的時段;
      (6)列出工作清單;
      (7)善用百分之三十定律:一般人完成工作所需要的時間通常會超出您所預定
           時間的30%以上;
      (8)善加規劃能減輕壓力;
      (9)練習會導致完美;
     (10)不要製造藉口,要妥訂計畫將工作完成。

 五、提高生產力

  (1)一般人只用50%的能力工作;一分耕耘一分收穫,牢記播種與收割定律;
  (2)養成環境及桌面整潔的習慣;專注工作的焦點,專心工作;
  (3)用一整段的時間工作,找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間,來做重要
       的事;
  (4)要有堅忍的毅力,一氣呵成;一次處理完成,才不會浪費時間;
  (5)工作中斷時,要有“ 回去工作 ”的驅動力;
  (6)要有完成工作、結束工作的強制力:不要每件事都只作一半而無結果;
  (7)維持高生產力的肢體語言:坐正挺胸,做出很有精神的樣子,如此生產力自
       然會提高;
  (8)集中能力於自己的優點上,發揮自己的專長;
  (9)設定完成工作的期限;
  (10)達成對別人的承諾。

 六、有效的專案管理

  (一)當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時,可能會被指派更多的工作,有效的
        專案管理(組織和執行能力)將是成功的關鍵,其內容包括

        (1)多重的工作計畫:若您越能做多重的工作計畫,即代表您的能力越強;
        (2)規畫和組織:事先一定要有很好的規畫及組織;
        (3)定義理想的結果:譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等
           的理想成果;
        (4)設定完成期限:任何事情一定要設定一個期限來完成它;
        (5)列出完整的工作清單;
        (6)判定限制的步驟:看看那些事情會影響結果,想辦法解決;
        (7)多重工作計畫的管理可依循序法或併行法進行;
        (8)指派和授權:事情實在太多,不可能自己一個人完全承擔,有些事情一定要
           指派給別人;
        (9)檢核:當事情指派給別人時,一定要記得做檢核的動作,檢視對方是否有依
         照自己的理想去做;
       (10)風險預估和替代方案:要評估風險,若失敗的話是否有其它方案可以替代。

  (二)墨非定律:

        (1) 凡是可能出錯的都會出錯;
        (2) 每次出錯的時候, 總是在最不可能出錯的地方;
        (3) 不論您估算多少時間,計畫的完成都會超出期限;
        (4) 不論您估算多少的開銷,計畫的花費都會超出預算;
        (5) 您做任何事情之前,都必須先做一些準備的工作。

  (三)崔西定律:

        (1) 任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比:例如完成一件
            工作有3個執行步驟,則此工作的困難度是9,而完成另一工作有5個
            執行步驟,則此工作的困難度是25,所以必須要簡化工作流程;

        (2) 簡化工作是所有成功主管的共同特質,工作愈簡化,愈不會出問題。

 七、消除時間殺手

     所謂時間殺手就是浪費時間的事情,如:
     (1) 電話干擾:一般人在接電話後習慣聊天一陣子,這樣很浪費時間;
     (2) 開會:不重要的會儘量不要召開,開會一定要準時開始及結束,要好好地計
         劃,才不會浪費時間;
     (3) 不速之客:臨時有人敲門拜訪,一閒聊就花掉數十分鐘,所以儘量花費數分
         鐘即結束;
     (4) 救火:即總是在做應急的事情;
     (5) 拖延的習慣;
     (6) 猶豫不決;
     (7) 過度承諾;
     (8) 個人組織能力不佳;
     (9) 缺乏目標;
    (10) 缺乏優先等級;
    (11) 缺乏完成期限;
    (12) 授權能力不佳;
    (13) 權力或責任界定不清;
    (13) 權力或責任界定不清;
    (14) 缺乏所需資源。

八、克服拖延的習慣

     (1) 要有良好的組織;
     (2) 由重要的事情開始著手工作;
     (3) 建立一個報酬時間表;
     (4) 培養緊急的意識;
     (5) 以快節奏工作;
     (6) 一旦開始,不要停止;
     (7) 訂出一段特定的時間工作;
     (8) 從最糟的事情開始;
     (9) 詳細的計劃;
    (10) 不可找藉口;
    (11) 設定截止期限。

 九、授權與溝通

     (1) 工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上;
     (2) 在世界上最浪費時間的,就是不良的人際關係;
     (3) 在職業生活中您是否成功,百分之84決定於您如何有效地與別人溝通;
     (4) 每一次溝通的破裂,都發生於意見表達不明確;
     (5) 不良授權是浪費時間的主要因素;
     (6) 您與上司的溝通,要弄清楚您要去溝通什麼 ?
     (7) 要使自己成為解決方法導向的人;
     (8) 要將可能交辦出去的工作授權出來;
     (9) 要教導您的部屬,如何做您所交辦的工作;
    (10) 要向外界爭取資源協助您。

 十、時間管理哲學

     (1) 培養個人的時間管理哲學;
     (2) 要有遠大的眼光;
     (3) 要有延後滿足的能力;
     (4) 培養個人的特質,在行動中自我操練;
     (5) 學習微視,以每分鐘來衡量時間;
     (6) 學習如何說 “ 不 ”;
     (7) 要記住時間等於金錢;
     (8) 要以每小時的工資為基礎,來衡量每一件您被期待去做的事;
     (9) 完成較高價值的工作;
    (10) 時間管理是一生的技巧;
    (11) 以榜樣去引導您的部屬;
    (12) 平衡與適度:放輕鬆、要休假和運動;
    (13) 確定您的目標與價值一致;
    (14) 定期健康檢查;
    (15) 吃清淡的食物;


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